01.02.2018 - 8 Bericht der Ausschussvorsitzenden über die Täti...

Stadtvertretervorsteherin Frau Dr. Meier übergibt das Wort an Frau Bahr, Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses.

Frau Bahr gibt folgenden Bericht:

Vorbemerkungen:

Die Kompetenzen der örtlichen Prüfung werden durch das KPG M-V geregelt. Dieses normiert mithin die Aufgaben und Befugnisse der örtlichen Rechnungsprüfung. Für die örtliche Rechnungsprüfung in Hagenow ist der Rechnungsprüfungsausschuss zuständig.

Gemäß § 3 Abs. 3 KPG M-V hat die Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses (RPA) einmal jährlich schriftlich der Stadtvertretung über die Durchführung und die wesentlichen Feststellungen der örtlichen Prüfung zu berichten. Bezugnehmend auf den vorhergehenden Jahresbericht lege ich meiner Berichterstattung nunmehr den Berichtszeitraum vom

01. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2017

zugrunde. 

Die Tagesordnung des RPA wird durch den Ausschussvorsitzenden festgesetzt. Im Berichtszeitraum hat der Rechnungsprüfungsausschuss insgesamt zehn Mal getagt. Der Rechnungsprüfungsausschuss berät in den Angelegenheiten der örtlichen Prüfung in der Regel nichtöffentlich. Dieses ist durch die Kommunalverfassung und die Hauptsatzung ausdrücklich legitimiert.

Gleichwohl hat die Öffentlichkeit einen Anspruch, zu erfahren, was inhaltlich hinter verschlossenen Türen des Rechnungsprüfungsausschusses beraten wird. Unter Berücksichtigung dessen, dass weder Persönlichkeitsrechte noch andere rechtlich begründete Rechte verletzt werden, berichte ich hiermit nur kurz.

Der ausführliche Tätigkeitsbericht ist in „ALLRIS“ nachzulesen.

Hinweise an die Verwaltung und Zielstellungen 2017:

Ziel der Arbeit des RPA ist es, der Stadtverwaltung Möglichkeiten aufzuzeigen, ihr Handeln im Interesse der Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Dafür soll die Verwaltung die Hinweise und Feststellungen des RPA nutzen. Die Ergebnisse der Arbeit des RPA in 2017 sowie die Empfehlungen sind in der Anlage dargestellt.

Im Prüfungszeitraum vom 01. Januar 2017 bis zum 31. Dezember 2017 erkannte Feststellungen wurden einstimmig durch die Mitglieder des RPA bestätigt. Die Verwaltungsmitarbeiter nehmen die Hinweise des RPA auf und setzen diese konstruktiv um.

Als Empfehlungen aus den Prüfungen in 2017 haben wir in Richtung der Stadtverwaltung folgende Empfehlungen herausgearbeitet:

Vermerkt werden soll jedoch auch, dass sich der Prozess für die Umsetzung von Feststellungen teilweise deutlich in die Länge zieht. Damit sind Umsetzungszeiten von mehr als einem Jahr keine Seltenheit. Dies ist aus Sicht des RPA nicht akzeptabel. Diese Umsetzungszeiten müssen sich deutlich verbessern. In diesem Zusammenhang ist eine Umsetzungsübersicht durch den RPA erarbeitet worden; diese soll im Fachbereich Controlling durch die Verwaltung geführt werden.

Gleiches gilt für die Aktualisierung von Verrechnungspositionen, hier Benutzungsgebühren. Die Kostenverrechnungssätze liegen derzeit aus dem Jahr 2014 vor. Zur Aktualisierung liegen die Verrechnungssätze auf Grundlage von Zahlen per 31.12.2016 vor. Diese werden vom Bauhof der Stadt erstellt. Der RPA empfiehlt der Verwaltung, die Aktualität kontinuierlich nach Erstellung eines jeden Jahresabschlusses vorzunehmen. Gleichzeitig ist die Organisation und Verantwortlichkeit für die Berechnung der Verrechnungskosten und den Aufbau eines entsprechenden Controllingsystems in die Stabstelle Controlling (Ergebniscontrolling) zu verlegen. 

Auch im Hinblick auf die Information der Verwaltung über Straßenausbaubeiträge wurde empfohlen, in den Vorausleistungsbescheiden genauer auf Positionen hinzuweisen, die nicht abschließend bestimmt werden können. In diesem Zusammenhang wurde ein konsequentes Anwenden der Checkliste im Investitionscontrolling (SOLL/IST) empfohlen.

Für die Umsetzung städtischer Projekte wird zunehmend auf extern erstellte Konzepte zurückgegriffen. Für einige Konzeptionen mag dies eine sinnvolle Ergänzung sein, da externe Vergleichsdaten herangezogen werden können, die der Stadtverwaltung nicht zur Verfügung stehen. Dennoch erscheint dem RPA eine Analyse der externen Konzepte sinnvoll und empfiehlt der Verwaltung eine Bestandsaufnahme und Überprüfung der Notwendigkeit (Prozesscontrolling).  

Als Aufgaben für das kommende Prüfungsjahr 2018 haben wir der Verwaltung neben den gesetzlich vorgegeben Aufgaben des RPA folgende Prüfungsgebiete aufgegeben:

Freiwillige Ausgaben:Überprüfung der Vergaben von freiwilligen Ausgaben im Bereich Sport/Soziales

Prozesscontrolling:Überprüfung zu den ausgelagerten Prozessen/ Outsourcing

Investitionscontrolling:Umsetzung Kostencontrolling im Bereich Hoch- und Tiefbau

Kostencontrolling:Periodische Überprüfungen der Kostenansätze bei den Gebühren

Neben diesen weiteren Aufgaben, denen sich der RPA stellt, wird in 2018 auch der Jahresabschluss für 2015 und 2016 zu prüfen sein.

Frau Bahr bedankt sich bei den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses und bei der Verwaltung für die gute Zusammenarbeit.

Stadtvertretervorsteherin Frau Dr. Meier dankt Frau Bahr für ihre Ausführungen.

Herr Opitz lobt den sehr ausführlichen und detaillierten Bericht des Rechnungsprüfungsausschusses, der uns einen guten Ansatz für unsere weitere Arbeit bietet. Dankesworte richtet er ebenfalls an die Mitglieder des Ausschusses, insbesondere an Herrn Wodke für seine Bemühungen bei der Erarbeitung des Tätigkeitsberichtes.