04.05.2021 - 7.2 Beratung über die frühestmögliche Beteiligung d...

Herr Baalhorn erläutert den Beweggrund für die Aufnahme des Punktes in die Tagesordnung.

Herr Wiese erhält das Wort und übergibt an Frau Kuttig, Zentrale Vergabestelle.

Frau Kuttig stellt sich kurz vor und gibt einen kleinen Einblick in ihr Arbeitsgebiet. Daran anschließend stellt Sie anhand einer Präsentation die geplanten und aktuellen Vergaben vor und geht dabei auf die Veröffentlichungen, Termine und rechtlichen Grundlagen ein. Sie zeigt auf, wo Ausschreibungen auf der Hompage zu finden sind und öffnet diese (Vergaben über 5.000,00 € laufen über die Zentrale Vergabestelle).             Weiter stellt Frau Kuttig dar, dass die derzeitige Verfahrensweise bezüglich der Vergaben viel Zeit in Anspruch nimmt und dieses geändert werden muss.                      Dazu werden die Regelungen des Vergaberechtes, der Kommunalverfassung und die Möglichkeiten für ein effektiveres Zusammenarbeiten hinsichtlich komplexer Leistungsverzeichnisse dargestellt.                                                          Anhand der Ausschreibung Lindenplatz erläutert Frau Kuttig den Verfahrsablauf aufgrund der Gremienbeteiligung.

Frau Kuttig beendet ihre Ausführungen und steht für Nachfragen zur Verfügung.

Herr Baalhorn bedankt sich für die Ausführungen und merkt an, dass es sich um ein komplexes Thema handelt und es dazu sicherlich noch weiteren Gesprächsbedarf gibt.                                                                                                     Zur Veröffentichung auf der Hompage schlägt er vor, unter dem Punkt – Hier finden Sie eine Übersicht der geplanten Vergaben des aktuellen Jahres – in der 1. Spalte anstatt FB I – III die genaue Bezeichnung des Fachbereiches zu vermerken und zusätzlich eine Spalte einzufügen, aus der der Zeitpunkt der geplanten Ausschreibung entnommen werden kann (Quartal).                                              Bezüglich der letzten Folie der Präsentation – Möglichkeiten für effektives Zusammenarbeiten – schlägt Herr Baalhorn vor, diese mit dem Protokoll an die Ausschussmitglieder zu versenden. In der nächsten Sitzung, Termin muss noch festgelegt werden, sollte der Punkt nochmals aufgenommen werden, um sich gemeinsam eine Meinung bilden zu können.

Frau Lampe spricht sich auch für eine Zeitverkürzung aus und hinterfragt, ob es richtig verstanden ist, dass die Beauftragung für die Straßen- und Tiefbauarbeiten Lindenplatz frühestens am 07.06.2021 erfolgen kann? Die Stadtvertreter beschließen auf der Sitzung und dann nochmal 7 Tage warten?

Frau Kuttig bestätigt die Aussage und teilt mit, dass das jeweils vom Verfahren abhängt; nach der Beschlussfassung durch die Stadtvertreter gibt es eine Wartepflicht. Erst nach dem Ablauf dieser Frist kann der Auftrag erteilt, die Bindefrist aufgrund der Entscheidungsprozesse oftmals verlängert werden.

Herr Walter befürwortet die Straffung der Vergabeprozedur.

Herr Wiese macht den Einwand, dass wir den Personalbestand und die Koordination mit den Planern übers Jahr (Ferien etc.) berücksichtigen müssen; Fristen und Bewilligungen müssen unter einen Hut gebracht werden und Ausschreibungsverfahren sind daher nicht immer mit einer langen Terminkette planbar. Der Fokus dieser Vorgehensweise sollte auf den Schwerpunktvorhaben liegen.

Herr Baalhorn ist optimistisch und teilt mit, dass die „neue“ Verfahrensweise wachsen muss. Wenn ein Leistungsverzeichnis erstellt wird, ist eine frühzeitige Beteiligung des Gremiums erforderlich (digital zur Verfügung stellen; Feedback in angemessener Zeit).                                                                             Es wird vorgeschlagen, die Problematik in den Fraktionen zu besprechen und in der nächsten Sitzung nochmals auf die Tagesordnung zu nehmen.                                  

Die „letzte“ Folie aus der Präsentation von Frau Kuttig wird den Bauausschussmitgliedern zur Verfügung gestellt (mit Protokoll versendet).

Die Bauausschussmitglieder stimmen der Verfahrensweise zu.